Все по плану! Как организациям поможет система управления поручениями?

Все по плану! 

Бывает так, что компания разрабатывает верные стратегии, находит новые пути развития, однако ее положение так и не меняется. В чем же причина? Зачастую вопрос повышения эффективности деятельности компании упирается в некачественное выполнение сотрудниками обозначенных в стратегии задач. К сожалению, ни одна возможность роста не принесет ничего, если действия по ее реализации не будут выполняться планомерно и верно.

О том, как выстроить работу таким образом, чтобы поручения руководства превращались в необходимые действия, рассказывает Руслан Хакимзянов, руководитель практики организационного консультирования и внедрения систем контроля поручений ГК «Росконсалтинг».

Для чего компании нужна система управления задачами?

По итогам диагностики системы управления организацией периодически в компаниях разного масштаба встречается следующая ситуация: 

1. Срывы сроков реализации задач, откладывание проектов «на потом».
2. Потеря времени на неэффективное управление.
3. Потеря информации о задачах.
4. Низкая управляемость организации.
5. Низкая прозрачность деятельности сотрудников: не понятно, кто чем занимается
6. Работа команды не в полную силу или, наоборот, выгорание. Снижается эффективность деятельности сотрудников, а новые цели и требования воспринимаются сотрудниками в штыки или «поддерживаются только на словах».
7. Низкий уровень вовлеченности команды в процесс развития организации.
8. Ущерб стратегическому планированию вследствие того, что первые лица вынуждены заниматься текущими делами.

Как итог – репутационные потери, финансовая стагнация и отсутствие всякого развития.

Как наладить исполнительскую дисциплину в компании?

Среди всех вариантов, современные IT-решения – это отличный инструмент для повышения качества и количества выполненных задач, их своевременного контроля и адресной постановки. Однако, чтобы воспользоваться всеми возможностями, недостаточно установить программу на компьютеры сотрудников. 

- Обязательный элемент внедрения системы – это обучение управленцев ставить и контролировать задачи, владеть корпоративным тайм-менеджментом и принципами эффективных коммуникаций, - говорит Руслан Хакимзянов. – Без этих знаний система не будет работать. Именно поэтому часто те, кто самостоятельно внедряют у себя управленческий продукт, быстро отказываются от него, ведь без владения управленческими навыками он только усложняет работу. 

Какие системы управления поручениями существуют?

Суть любой системы заключается в одном – ясной, регулярной и продуктивной коммуникации внутри команды с целью четкого выполнения поставленных поручений. Добиться этого можно разными методами:

1. Чаты, мессенджеры, собрания

Многие современные руководители привыкли ставить задачи посредством мессенджеров. Более классический вариант – регулярные летучки, собрания, встречи и звонки. Это безусловно, понятный и удобный способ отдать задание, однако обладающий существенным минусом – он занимает очень много времени. Кроме того, нередко часть информации теряется, отсутствует однозначное видение результатов коммуникации у всех сторон, что приводит к неверному исполнению.

2. Документооборот

Система бумажного и электронного документооборота призвана верно доносить поручения руководства и обязывать к их выполнению. Она действительно имеет возможность четко и однозначно ставить задачи, однако ее реализация происходит медленно и трудоемко, из-за чего сотрудники редко пользуются ей для решения оперативных вопросов.

3. IT-решения

На данный момент существует множество программ, работающих по принципу календаря-задачника на базе общего для всех сотрудников информационного поля. К ним относятся Asana, Wrike, Basecamp, Trello, Team Work, ActionSpace, Мегаплан, Битрикс24, Redmine, YouTrack, Яндекс.треккер и другие.

Программы предоставляют широкие возможности для управления поручениями. Пожалуй, самое сложное в пользования ими – правильно настроить и внедрить систему. Именно на этом этапе большинство самостоятельно установленных продуктов не выдерживают сопротивления.

Консалтинг и ведение внедрения профессионалами с учетом индивидуальных особенностей каждой компании дает практически 100% гарантию того, что программа будет работать долго, легко и эффективно. 

Мифы о системе управления поручениями

Как и любое нововведение, внедрение системы сталкивается с сопротивлением сотрудников, не желающих менять существующее положение дел. Чаще всего они распространяют такие мифы:

1. «Система отнимает больше времени, чем освобождает»

На первоначальном этапе, пока сотрудники не освоятся с интерфейсом программы и не привыкнут к специфике постановки задач и отчета по ним, времени и сил будет уходить действительно много.

Это неизбежное условие при освоении любой новой деятельности, и к нему нужно относится, как к временному явлению. Со своей стороны, консультант по внедрению максимально облегчает этот период благодаря проведению коучинг-сессий с детальным разъяснением принципов работы в новых условиях.

2. «Она не подходит нашим сотрудникам»

Вы должны быть готов к саботажу сотрудниками нового формата работы. Это связно все с тем же нежеланием вкладываться в изучение программы, но не с техническими характеристиками системы. Важен решительный настрой руководителя на изменения, и тогда новые правила игры вскоре придется принять всем. 

3. «Контролировать выполнение поручений легче старым способом»

Порой сами руководители опускают руки и быстро отказываются от новой системы, не давая ей шанса проявить себя. Большую роль в эффективной работе программы играют управленческие навыки – если они хорошо развиты, то все возможности системы очень быстро станут понятными и знакомыми руководителю. Чтобы ускорить процесс адаптации, внедряющий консультант проводит обучение по как по технической, так и по управленческой части.

Подход ко внедрению системы управления поручениями от ГК «Росконсалтинг»

На базе более чем 20 IT-продуктов, таких как Битрикс24, Yandex.tracker, Trello, Fastkore и т.д. мы производим персонализированное планомерное внедрение с поддерживающими функциями нашего консультанта. Программы быстро показывают свою результативность, если их внедрение сопровождается консультированием по индивидуальному пользованию и обучением необходимым управленческим навыкам руководящего состава.

Методический подход основан на сочетании трех составляющих:

• Техническая платформа – корпоративная культура управления задачами закрепляется в компании в результате внедрения IT –решения.

• Корпоративный стандарт – свод документов, содержащих единые правила контроля поручений.

• Корпоративная культура – сами люди, овладевшие стандартом и техническими инструментами через тренинги, коучинг, внутренний PR, превращающие стандарты и инструменты в культуру уважения к времени.

Каких результатов можно добиться?

Первые плоды грамотно внедренная система начинает приносить практически сразу же - за первый месяц количество исполненных заданий увеличивается в разы. Управленческие бизнес процессы на предприятии приносят еще множество приятных дополнительных изменений в деятельности компаний:

• увеличивается ответственность и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс,
• появляется полная и доступная история задач,
• сокращается время на создание и контроль поручений,
• появляется время для реализации стратегических задач,
• все проекты развития реализуются вовремя,
• становится понятно, куда в компании стоит больше инвестировать своего времени и ресурсов, а от чего надо отказываться.

С помощью специалистов команды ГК «Росконсалтинг» системы были успешно внедрены для различных компаниях как крупного бизнеса, так и малого и среднего: ГазпромТранс, Сбербанк, ФормаФарм, NYTEK, Henderson, Сибирский государственный медицинский университет, Miniso Rus и др. Каждая организация стремилась реализовать с помощью внедрения разные задачи, обладала разной корпоративной культурой, управленческой политикой и разными масштабами деятельности. Однако каждое внедрение закончилось успехом, благодаря тому, что был реализован индивидуальный подход, обучение недостающим управленческим навыкам и своевременный консалтинг. 

Резюмируя:

Внедрение системы управления поручениями станет лучшим решением для вашей организации если:

• вы хотите вкладывать свое время в стратегические задачи, а не в контроль текучки,
• сотрудники плохо понимают поручения, забывают про них, саботируют,
• команда перестала чувствовать свою сопричастность к развитию компании,
• беспорядок в задачах и информации по них тормозит развитие организации.

Грамотное управление поручениями – это основа успешного бизнеса. Это дисциплина и ответственность каждого сотрудника, без которых невозможно занять лидерские позиции в любой сфере.