Все по плану! Как организациям поможет система управления поручениями?

Время чтения 6,1 мин.

Все по плану! 

Бывает так, что компания разрабатывает верные стратегии, находит новые пути развития, однако ее положение так и не меняется. В чем же причина? Зачастую вопрос повышения эффективности деятельности компании упирается в некачественное выполнение сотрудниками обозначенных в стратегии задач. К сожалению, ни одна возможность роста не принесет ничего, если действия по ее реализации не будут выполняться планомерно и верно.

О том, как выстроить работу таким образом, чтобы поручения руководства превращались в необходимые действия, рассказывает Руслан Хакимзянов, руководитель практики организационного консультирования и внедрения систем контроля поручений ГК «Росконсалтинг».

Для чего компании нужна система управления задачами?

По итогам диагностики системы управления организацией периодически в компаниях разного масштаба встречается следующая ситуация: 

  1. Срывы сроков реализации задач, откладывание проектов «на потом».
  2. Потеря времени на неэффективное управление.
  3. Потеря информации о задачах.
  4. Низкая управляемость организации.
  5. Низкая прозрачность деятельности сотрудников: не понятно, кто чем занимается
  6. Работа команды не в полную силу или, наоборот, выгорание. Снижается эффективность деятельности сотрудников, а новые цели и требования воспринимаются сотрудниками в штыки или «поддерживаются только на словах».
  7. Низкий уровень вовлеченности команды в процесс развития организации.
  8. Ущерб стратегическому планированию вследствие того, что первые лица вынуждены заниматься текущими делами.

Как итог – репутационные потери, финансовая стагнация и отсутствие всякого развития.

Как наладить исполнительскую дисциплину в компании?

Среди всех вариантов, современные IT-решения – это отличный инструмент для повышения качества и количества выполненных задач, их своевременного контроля и адресной постановки. Однако, чтобы воспользоваться всеми возможностями, недостаточно установить программу на компьютеры сотрудников. 

- Обязательный элемент внедрения системы – это обучение управленцев ставить и контролировать задачи, владеть тайм-менеджментом и принципами эффективных коммуникаций, - говорит Руслан Хакимзянов. – Без этих знаний система не будет работать. Именно поэтому часто те, кто самостоятельно внедряют у себя управленческий продукт, быстро отказываются от него, ведь без владения управленческими навыками он только усложняет работу. 

Какие системы управления поручениями существуют?

Суть любой системы заключается в одном – ясной, регулярной и продуктивной коммуникации внутри команды с целью четкого выполнения поставленных поручений. Добиться этого можно разными методами:

1. Чаты, мессенджеры, собрания

Многие современные руководители привыкли ставить задачи посредством мессенджеров. Более классический вариант – регулярные летучки, собрания, встречи и звонки. Это безусловно, понятный и удобный способ отдать задание, однако обладающий существенным минусом – он занимает очень много времени. Кроме того, нередко часть информации теряется, отсутствует однозначное видение результатов коммуникации у всех сторон, что приводит к неверному исполнению. 

2. Документооборот

Система бумажного и электронного документооборота призвана верно доносить поручения руководства и обязывать к их выполнению. Она действительно имеет возможность четко и однозначно ставить задачи, однако ее реализация происходит медленно и трудоемко, из-за чего сотрудники редко пользуются ей для решения оперативных вопросов.

3. IT-решения

На данный момент существует множество программ, работающих по принципу календаря-задачника на базе общего для всех сотрудников информационного поля. К ним относятся Asana, Wrike, Basecamp, Trello, Team Work, ActionSpace, Мегаплан, Битрикс24, Redmine, YouTrack, Яндекс.треккер и другие.

Программы предоставляют широкие возможности для управления поручениями. Пожалуй, самое сложное в пользования ими – правильно настроить и внедрить систему. Именно на этом этапе большинство самостоятельно установленных продуктов не выдерживают сопротивления.

Консалтинг и ведение внедрения профессионалами с учетом индивидуальных особенностей каждой компании дает практически 100% гарантию того, что программа будет работать долго, легко и эффективно. 

Мифы о системе управления поручениями

Как и любое нововведение, внедрение системы сталкивается с сопротивлением сотрудников, не желающих менять существующее положение дел. Чаще всего они распространяют такие мифы:

1. «Система отнимает больше времени, чем освобождает»

На первоначальном этапе, пока сотрудники не освоятся с интерфейсом программы и не привыкнут к специфике постановки задач и отчета по ним, времени и сил будет уходить действительно много.

Это неизбежное условие при освоении любой новой деятельности, и к нему нужно относится, как к временному явлению. Со своей стороны, консультант по внедрению максимально облегчает этот период благодаря проведению коучинг-сессий с детальным разъяснением принципов работы в новых условиях.

2. «Она не подходит нашим сотрудникам»

Вы должны быть готов к саботажу сотрудниками нового формата работы. Это связно все с тем же нежеланием вкладываться в изучение программы, но не с техническими характеристиками системы. Важен решительный настрой руководителя на изменения, и тогда новые правила игры вскоре придется принять всем. 

3. «Контролировать выполнение поручений легче старым способом»

Порой сами руководители опускают руки и быстро отказываются от новой системы, не давая ей шанса проявить себя. Большую роль в эффективной работе программы играют управленческие навыки – если они хорошо развиты, то все возможности системы очень быстро станут понятными и знакомыми руководителю. Чтобы ускорить процесс адаптации, внедряющий консультант проводит обучение по как по технической, так и по управленческой части.

Подход ко внедрению системы управления поручениями от ГК «Росконсалтинг»

На базе более чем 20 IT-продуктов, таких как Битрикс24, Yandex.tracker, Trello, Fastkore и т.д. мы производим персонализированное планомерное внедрение с поддерживающими функциями нашего консультанта. Программы быстро показывают свою результативность, если их внедрение сопровождается консультированием по индивидуальному пользованию и обучением необходимым управленческим навыкам руководящего состава.

Методический подход основан на сочетании трех составляющих:

  • Техническая платформа – корпоративная культура управления задачами закрепляется в компании в результате внедрения IT –решения.

  • Корпоративный стандарт – свод документов, содержащих единые правила контроля поручений.

  • Корпоративная культура – сами люди, овладевшие стандартом и техническими инструментами через тренинги, коучинг, внутренний PR, превращающие стандарты и инструменты в культуру уважения к времени.

Каких результатов можно добиться?

Первые плоды грамотно внедренная система начинает приносить практически сразу же - за первый месяц количество исполненных заданий увеличивается в разы. Автоматизация управленческих бизнес-процессов появляется еще множеством приятных дополнительных изменений в деятельности компаний:

  • увеличивается ответственность и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс,
  • появляется полная и доступная история задач,
  • сокращается время на создание и контроль поручений,
  • появляется время для реализации стратегических задач,
  • все проекты развития реализуются вовремя,
  • становится понятно, куда в компании стоит больше инвестировать своего времени и ресурсов, а от чего надо отказываться.

С помощью специалистов команды ГК «Росконсалтинг» системы были успешно внедрены для различных компаниях как крупного бизнеса, так и малого и среднего: ГазпромТранс, Сбербанк, ФормаФарм, NYTEK, Henderson, Сибирский государственный медицинский университет, Miniso Rus и др. Каждая организация стремилась реализовать с помощью внедрения разные задачи, обладала разной корпоративной культурой, управленческой политикой и разными масштабами деятельности. Однако каждое внедрение закончилось успехом, благодаря тому, что был реализован индивидуальный подход, обучение недостающим управленческим навыкам и своевременный консалтинг. 

Резюмируя:

Внедрение системы управления поручениями станет лучшим решением для вашей организации если:

  • вы хотите вкладывать свое время в стратегические задачи, а не в контроль текучки,
  • сотрудники плохо понимают поручения, забывают про них, саботируют,
  • команда перестала чувствовать свою сопричастность к развитию компании,
  • беспорядок в задачах и информации по них тормозит развитие организации.

Грамотное управление поручениями – это основа успешного бизнеса. Это дисциплина и ответственность каждого сотрудника, без которых невозможно занять лидерские позиции в любой сфере. 

Теги: Менеджмент CRM
Предыдущая статья Следующая статья
Рекомендуемые статьи