Внедрение системы контроля поручений в СибГМУ

Перед командой «Росконсалтинг» ректором СибГМУ О.С.Кобяковой была поставлена задача «Внедрения системы контроля и управления поручениями» на уровне рабочих групп, проводимых с участием первого лица. Предпосылкой к внедрению системы являлась необходимость снижения рисков срыва реализации программы развития университета «Опорный ВУЗ». Не смотря на высокую квалификацию управленческой команды университета и наличие внедренной системы управления проектами, часть важных задач сотрудниками забывалась и выполнялась не срок. Также имело место неоднозначное понимание личной ответственности сотрудников за выполнение конкретных задач. 

Дерево проблем СибГМУ

В ходе диагностических интервью и анализа системы управления организацией командой консультантов был определен ряд областей управления, требующих систематизации и стандартизации. Была подготовлена карта «Дерево проблем», которая легла в основу операционного плана реализации проекта.

На верхнем уровне карта выглядит следующим образом:

Рисунок 1.Укрупненное дерево проблем СибГМУ в области управления задачами на уровне рабочих групп университета

На основе результатов диагностики было сформировано «Дерево решений», включающее в себя набор управленческих технологий, позволяющих стандартизировать выявленные пробелы в системе управления организацией. Так, в качестве ИТ-решения из рядя ИТ-продуктов была выбрана система управления поручениями Trello, а в качестве методики реализации проекта взята за основу «методика внедрения корпоративного тайм-менеджмента Глеба Архангельского». 

По итогам проведения ряда корпоративных сессий с участием топ-менеджмента организации были сформированы оптимальные корпоративные стандарты на базе лучших практик по направлениям: 

• стандарт коммуникаций; 
• стандарт оперативного планирования; 
• стандарт управления задачами; 
• стандарт подготовки, проведения и отслеживания итогов совещаний. 

Помимо этого были проведены индивидуальные коучинговые сессии с ключевыми сотрудниками организации по теме внедрения соответствующих стандартов. 

По итогам работы была выстроена «воронка задач» в соответствии со следующими статусами: 
    ✅  поставленные поручения;
    ✅  принятые в работу поручения;
    ✅  исполненные поручения; 
    ✅  выполненные поручения.

Ориентируясь на результаты реализации проекта, стоит отметить, что удалось достичь следующих показателей работы организации: 

• ноль просроченных и потерянных задач; 
• удобный контроль задач с помощью мобильного устройства; 
• повышение мотивации, вовлечения и уровня ответственности сотрудников; 
• высвобождение времени работы топ-менеджмента на решение стратегических задач. 

По итогам выполненного проекта были получены высокие оценки качества внедрения проекта со стороны руководителей организации и лично ректора О.С.Кобяковой. 

«Совещания длятся не больше часа, все вопросы на уровне функциональных групп прорабатываются в рабочем порядке, а не на совещании. Протокол появляется сразу же после совещания прямо в системе и все поручения, поставленные на совещании, фиксируются в системе контроля поручений»- Мария Николаевна Демьянович (руководитель проекта внедрения системы управления задачами СибГМУ)

«Ни одна из задач по опорному ВУЗу не теряется, по каждой из задач определен ответственный, в любой момент времени я вижу статус выполнения по каждому поручению, в том числе со смартфона»- Ольга Сергеевна Кобякова (Ректор СибГМУ, профессор, д.м.н.).