Как настроить управленческий учет, чтобы действительно управлять бизнесом: главные правила для руководителя

Для того, чтобы управлять бизнесом, важно владеть полной и достоверной информацией о всех его ключевых показателях. Контролировать ситуацию руководителям позволяют своевременные, актуальные и прозрачные данные о финансовой деятельности предприятия. Система, которая позволяет быть уверенным в том, что данные достоверны, актуальны и удобны для принятия решений и называется системой управленческого учета или система отчетности. 

Генеральный директор ГК Росконсалтинг Антон Палатников рассказал, что такое система управленческого учета и руководителю достичь максимально четкого понимания положения дел в компании для принятия верных управленческих решений.

Управленческий учет как инструмент управления предприятием - это система управления информацией о деятельности организации, которая дает возможность принимать обоснованные и хорошо продуманные решения – своевременно обнаруживать и устранять проблемы, находить резервы, повышать эффективность деятельности и так далее в зависимости от ситуации. Он охватывает не только непосредственно учет и подготовку отчетности, но также и:

✅ экономический анализ, 

✅ планирование деятельности организации, 

✅ бюджетирование, оценку достигнутых результатов, 

✅ сбор информации о конкурентах и контрагентах и анализ их деятельности, 

✅ управление рисками. 

С такими задачами иногда предпочитают справляться по-отдельности. Например, в советские времена производственный учет, хозрасчет и т.д. существовали по отдельности. Сегодня же все вышеперечисленное объединено под общим термином «управленческий учет». Я считаю, что это вполне оправдано с практической точки зрения. Важно рассматривать эти области во взаимосвязи, ведь учет не является самоцелью – информацию собирают для того, чтобы выполнить анализ, принять решение, составить план и потом оценить степень его выполнения. 

Как работает управленческий учет

Инструменты управленческого учета помогают оперативно ставить задачи всем сотрудникам, не только финансовому отделу. Приведу пример. Предприниматель видит, что у него образовался портфель заказов на 30 млн руб. Он посмотрел в компьютере данные за прошлый период и понял, что для выполнения этих заказов ему необходимо 12 исполнителей. Смотрит в штатное расписание - у него сейчас только 9 человек. То есть ему не хватает еще 3 специалиста, чтобы качественно и своевременно выполнить заказ. Если он проигнорирует эту информацию и не примет надлежащих решений, организация не сможет выполнить портфель заказов качественно и в срок. В результате появятся недовольные клиенты, дополнительные работы по устранению недостатков, штрафы за ненадлежащее выполнение договоров и т.д. Чтобы не столкнуться с таким развитием событий, он ставит HR-менеджеру задачу открыть и заполнить вакансии. 

Управленческий учет для разных масштабов

Когда происходит внедрение управленческого учета, каждая организация должна четко понимать свои потребности в информации. В зависимости от этих потребностей масштаб проекта, конфигурация системы и затраты на внедрение могут сильно различаться. 

Крупные организации создают громоздкие системы управленческого учета, потому что у них могут быть дочерние организации, несколько десятков подразделений, большой ассортимент продукции. Следовательно, им приходится консолидировать данные, принимать во внимание трансфертное ценообразование, рассчитывать показатели подразделений, собирать и анализировать информацию в разных разрезах: по направлениям деятельности, по продуктам, по географическим регионам, по подразделениям, по клиентам и так далее. 

Организация малого бизнеса тоже нуждаются в информации для принятия верных управленческих решений. Однако они часто совершают ошибку, приобретая продвинутую программу для ведения управленческого учета с множеством функций и настроек. Они напрасно тратят деньги на покупку избыточного функционала, который не будут использовать. Если вам нужен автомобиль для поездок на дачу и на природу, для этой цели вы не станете покупать роскошный спортивный автомобиль? То же самое и с программами для ведения управленческого учета. Нужно выбирать то, что вам подходит и учитывать возможности и ограничения. 

Думаю, что во многих случаях организациям малого бизнеса лучше начать вести управленческий учет, составляя таблицы в Excel. Только после того, когда есть понимание, какая информация необходима, появится необходимый опыт, в этот момент начнут появляться требования к будущей автоматизированной системе управленческого учета. Только в этот момент и стоит переходить к выбору подходящей информационной системы. Тогда они смогут сделать осознанный выбор и не будут платить только за тот функционал, который намерены использовать. Потом со временем систему можно наращивать, постепенно подключать дополнительные модули, востребованный функционал. Постановка управленческого учета в небольших организациях не потребует больших затрат, если правильно определить потребности.

Следует помнить, что инвестиции в проект внедрения управленческого учета могут и не окупиться. Если данные учета не используются для анализа и принятия решений, они бесполезны. Управленческий учет приносит пользу только в том случае, когда организация принимает решения и претворяет их в жизнь, а не оставляет на бумаге. 

Инструмент руководителя

Согласно определению, управленческий учет ориентирован на внутренних пользователей, прежде всего на руководителей, которые принимают управленческие решения. Наиболее полной информацией владеет финансовый директор. Но я хотел бы предостеречь собственников от того, чтобы полностью доверять управленческий учет финансистам или бухгалтерам. Собственник – наиболее заинтересованное лицо в успехе своей компании.  Если он полностью отстраняется от использования управленческой информации, он перестает быть хозяином бизнеса. 

Я говорю это не просто так, а основываюсь на проектном опыте. Руководители решают множество разнообразных задач и не всегда могут позволить себе глубоко вникать в каждую отдельно взятую ситуацию. Мы видим последствия этого: при внедрении управленческого учета в 8 из 10 проектов обнаруживается манипулирование отчетностью. Сотрудники интерпретируют данные в свою пользу, скрывают ошибки, а иногда и откровенно воруют, выводят деньги из компании. 

Собственники бизнеса об этом часто даже не подозревают. Они смотрят отчеты и полагают, что все данные абсолютно правдивы. После внедрения управленческого учета, многие буквально прозревают. Они начинают видеть то, чего раньше просто не замечали. Расстаются с иллюзиями, обнаруживают новые возможности, часто затевают новые прибыльные проекты. Поэтому стоит особо подчеркнуть необходимость вовлечения в проект внедрения управленческого учета именно собственников бизнеса.

Как не спутать управленческий и бухгалтерский учеты 

Многие до сих пор считают управленческий учет подсистемой бухгалтерского учета: так даже написано в некоторых учебниках. Я уверен, что эти инструменты преследуют совершенно разные цели, при этом используя разные принципы и методы представления информации. Конечно, имеются и общие черты. Но если принять точку зрения, что управленческий учет является подсистемой бухгалтерского учета, из этого следует, что постановкой и ведением управленческого учета должна заниматься бухгалтерия. 

На мой взгляд, такую точку зрения распространяют финансовые директора, которые не желают брать на себя дополнительную нагрузку. Им просто комфортнее, когда управленческий учет остается в подчинении бухгалтерии. К тому же, это объясняется тем, что многие финансовые директора начинали свою карьеру с должности бухгалтера. Они хорошо знают, что такое бухгалтерский учет, но относительно управленческого учета у них смутные представления.  Поэтому, когда им ставят задачу – наладить управленческий учет, они нехотя соглашаются, но делают это так, чтобы оставаться в привычных рамках бухгалтерского учета. 

Что нужно знать о внедрении управленческого учета

Многие компании полагают, что внедрением должен заниматься штатный финансовый директор, или, еще хуже – главный бухгалтер. Это неправильно: главный бухгалтер не заинтересован в новой системе, а у финансового директора много других задач. Из-за нехватки времени на проектную работу при большом объеме текущей работы, он просто физически не в состоянии уделять проекту необходимое время. Как правило, это приводит к тому, что процесс внедрения останавливается и не доводится до конца. По своему опыту знаю, финансовому директору некогда заниматься методологической работой, даже если бы у него было такое желание. Когда я работал финансовым директором в штате компании, то привлекал к внедрению управленческого учета стороннюю организацию. 

Когда перед нами стоит задача внедрения управленческого учета для клиента, мы, в первую очередь, встречаемся с собственником, проводим интервью, выясняем потребности, формулируем требования к проекту. На основе полученной от собственника информации составляем техническое задание для программистов, которые будут разрабатывать систему. Выбираем такую программу, которая удовлетворяет действительным потребностям организации. 

Затем, когда техническая сторона вопроса решена, мы проводим внедрение – устанавливаем систему, обучаем сотрудников. После того, как система настроена и прошла тестовый период, у руля встает финансовый директор или другой специалист компании, выполняющий эту функцию.

Управленческий учет позволяет собственникам бизнеса и ключевым руководителям получать на каждодневной основе объективную достоверную информацию, выраженную в цифрах. Это бесценная возможность для руководителей быть уверенными в том, что на основе полных данных они выбирают наилучший путь развития своей компании. А насколько качественно будет отражена вся искомая информация – зависит от правильного внедрения и использования системы.