Битрикс24 – модное явление или фактор выживаемости?

Время чтения 7,9 мин.

Антон Кобельков
Руководитель практики управленческого консультирования

Почему Битрикс24?

Все больше организаций становятся пользователями Битрикс24: на сегодняшний день в системе их зарегистрировано уже более 3,5 миллионов. В чем причина такой популярности? Дело в том, что данная система отлично встраивается в IT-инфраструктуру предприятия, без которой существование компании сегодня невозможно. Битрикс24 может стать ее центральным звеном, связывая весь коллектив организации в одно целое. Да и не только коллектив, но и партнеров, клиентов, а также все разнообразные каналы коммуникации: социальные сети, телефония, почта, сайт и так далее.
Несмотря на то, что Битрикс24 – российский продукт, он востребован и за рубежом. Западные компании, как никто, понимают, насколько важна грамотно выстроенная IT-инфраструктура. Российские предприниматели в большинстве своем тоже осознают это. Может быть, они еще не до конца понимают почему и каким образом ее использовать, но положительные отзывы партнеров не оставляют им шансов остаться в стороне.
Битрикс24 – это очень гибкая и многофункциональная система, в которой есть множество возможностей для решения разных бизнес-задач. Настройка происходит индивидуально, в зависимости от поставленных целей, а функционал для их достижения у системы богатый.

Функционал Битрикс24

1.       Коммуникация

Изначально, Битрикс24 задумывался как коммуникационный портал, и сегодня он продолжает выполнять эту функцию как ключевую. Это среда и центр коммуникаций, в который сотрудники обращаются, когда нужно принять решение – такое как планирование рабочего дня, например.

Улучшение коммуникаций напрямую влияет на улучшение исполнительской дисциплины в компании. По моим наблюдениям, там, где изначально с этим дела обстояли плохо, качество исполнения может повыситься в 2-3 раза. Самая распространенная ситуация – когда руководитель дает задачу, а исполнитель по какой-то причине не может ее выполнить – не хватает времени, ресурсов или еще чего-то - но молчит! Время идет, а у руководителя нет ни результата, ни объяснений о невыполнении. Рано или поздно в текучке дел все участники вообще забывают, что была такая задача.

2.       Управление задачами

Без информационной системы контролировать исполнение очень сложно, ведь людей в организации много, а коммуникаций между ними еще больше. Информационные средства управления задачами как раз и берут на себя рутинную функцию контроля коммуникаций сотрудников. Они помогают удостовериться, что задача понятна для всех привлеченных участников, позволяют ясно и четко понять постановщику, когда она исполнена. В противном случае, результат может оставаться невостребованным, а через какое-то время вообще потерять смысл. Всю коммуникацию вокруг задач целесообразнее перенести в информационную систему, в которой функции принятия и контроля задач будут автоматическими.

3.       Клиентский менеджмент

Вторая популярная функция изначально появилась как вспомогательная для корпоративного портала, но сейчас стала одним из важнейших мотивов выбора Битрикс24. Это CRM система.

Ее востребованность компаниями связана с тем, что борьба за клиента ужесточается: реклама и маркетинговые коммуникации стоят дорого, поэтому легче сохранить клиента, чем искать нового. CRM система позволяет сохранять максимальный объем информации о взаимодействии с клиентом в его карточке, что позволяет увеличивать качество коммуникации с ним. Именно оно в некоторых случаях выходит на первый план, становясь важнее, чем качество собственно продукта.

4.       IP телефония

Телефония очень хорошо синхронизирована с CRM системой – все звонки записываются в карточку клиента, и руководитель отдела продаж может легко анализировать коммуникацию, разбирать сложные случаи, разногласия. Это очень ценно с точки зрения отработки качества коммуникации. Также сотрудники могут совершать бесплатные внутренние звонки и организовывать видеоконференции.

5.       Хранение информации и многое другое

Облачное хранилище системы позволяет свободно работать со всеми популярными форматами файлов и способно обеспечить хранение всех документов компании. На содержании серверов и системных администраторов ей можно будет сэкономить. Кроме всего, в Битрикс входит полный набор других инструментов для организации работы, который можно настраивать в зависимости от задач.

6.       Развитая экосистема Битрикс24.

Обеспечение Битрикс24 в настоящее время превратилась в организованную отрасль, что обеспечивает хорошую прогнозируемость затрат на внедрение, поддержку и развитие Битрикс24. Разработаны десятки готовых приложений, расширяющих функциональность Битрикс24, многие из которых являются бесплатными. 

Внедрение. С чего начать?

Понять собственный бизнес

Необходимо осознать, что система внедряется не ради моды, а для получения конкретных бизнес-результатов. Несмотря на очевидность этого, на практике большинство внедренцев не знают, как организовывать проект, чтобы его результаты на вложенный во внедрение рубль были максимальными. Часто делается попытка внедрения «наскоком», за один раз, без расстановки бизнес-приоритетов. Это приводит к неоптимальным решениям, которые препятствуют эффективной эксплуатации системы и являются причиной большого количества неудач во внедрении.

В настоящее время во внедрении информационных систем лучшей практикой является гибкое внедрение, которое разбивается на несколько этапов, отражающих бизнес-приоритеты организации. Правильное разбиение на этапы – ответственное решение, от которого критически зависит успех внедрения. 

Мотивация персонала

Мы не раз сталкивались с саботажем сотрудниками новой системы в организации. Часто это происходит в организациях «семейного» типа, где принято решать все вопросы «на словах». Однако и там есть способ «приучить» людей к использованию Битрикс 24. Это формирование четких требований к заполнению карточек Битрикс24 и к исполнению задач и мониторинг исполнения этих требований. Часть функций по такому мониторингу может взять на себя Битрикс.

Например, легко отследить долю выполненных в срок задач. В перспективе этот показатель можно напрямую связать с мотивацией. Вот практика некоторых компаний: в Битрикс формируется отчет по выполненным задачам сотрудника, который направляется бухгалтеру для расчета премии. Процент премии прямо пропорционален проценту выполненных задач. В такой ситуации достаточно мало людей остаются равнодушными, и исполнительская дисциплина растет.

Однако основным инструментом мотивации является корпоративная культура использования Битрикс24, формирование которой осуществляется в течение сессий по внедрению и в ходе сопровождения эксплуатации системы. Сотрудники больше всего мотивируются к использованию, если Битрикс24 реально помогает им в решении повседневных задач. Поэтому в первоочередные настройки включаются те, от которых они сразу могут почувствовать максимальную пользу и, таким образом, вовлекаются в использование Битрикс24. Например, система позволяет автоматически формировать отчеты для руководства, которые сотрудники, как правило, готовить не любят.

Другие примеры функций, полезность которых очевидна сразу:

  • автоматическое создание папок для хранения документов, которые сотрудник раньше вынужден был создавать руками.

  • сохранение телефонных переговоров с клиентом, которое позволяет руководителю отдела продаж контролировать качество устной коммуникации с клиентом и разрешать конфликтные ситуации

  • автоматическое создание лида из формы на сайте

  • объединение в единый канал коммуникаций с клиентами в нескольких мессенджерах и социальных сетях.

Первые «победы» помогают сотрудникам привыкнуть к Битрикс24 и продолжать внедрение других функций, эффект которых менее очевиден.

Роль лидера

Критически важным является роль лидера изменений. Чаще всего внедрение проходит гладко в компаниях, где есть сильный лидер. Если он представит свое решение - «Будем внедрять!», то все сотрудники последуют ему.

У компаний-заказчиков, руководство которых чересчур демократично, настройка и внедрение Битрикс24 занимают обычно довольно много времени. По моим наблюдениям, таким компаниям нужно начать процесс внедрения с четкого определения бизнес-целей и небольшой реорганизации. Здесь мы участвуем, как консультанты по управлению: проводим фасилитационные сессии; коллегиально, в составе ведущих руководителей, ставим цели; уточняем распределение обязанностей между сотрудниками.

Один наш заказчик - малое предприятие - запланировал быстрый рост бизнеса в течение нескольких лет. Для того, чтобы внедрить в этой компании Битрикс24, мы провели две полноценных стратегических сессии, на которых всесторонне проработали процесс управления заявками, а также приняли важные организационные решения. Только после этого можно было начинать поэтапное внедрение системы. Результат: за последний год предприятие выросло в несколько раз. 

Информационная безопасность

Иногда приходится сталкиваться с предубеждениями начинающих пользователей о том, насколько безопасно хранить клиентские, финансовые и другие данные в облачном Битрикс24. Но облачные системы во много раз надежнее собственных корпоративных серверов с сопоставимой стоимостью обслуживания.

В облаке Битрикс24 находится более миллиона пользователей. Организация их эффективной защиты обходится существенно дешевле в расчете на одного пользователя. Таким образом Битрикс24 может позволить себе использовать самых квалифицированных инженеров по безопасности и дата-центры с лучшими практиками защиты, включая многократное дублирование информации. Малые и даже средние компании не могут позволить себе такой уровень безопасности.

Самый реальный риск, которого стоит опасаться пользователю Битрикс24, это человеческий фактор. Нередко бывают ситуации, в которых сотрудник по ошибке или по злому умыслу повреждал базу данных. Благодаря функции автоматического резервирования Битрикс24,  компания может восстановить свою базу и настройки. Платные тарифы позволяют многократно резервировать базу и восстановить ее по звонку в техподдержку. Даже на бесплатных тарифах есть возможность самостоятельного копирования вручную в любое время.

Поддержка Битрикс

Современная компания очень динамична. Если у нее поменялись потребности, то вслед за ними должна меняться и IT-инфраструктура. Мы поддерживаем постоянный контакт с руководителями организации, где проводилось внедрение Битрикс24, и, по мере возникновения новых задач, участвуем в доработке функционала системы. Понимая все возможности этой программы, мы можем подсказать, как лучше решить ту или иную задачу. В небольших предприятиях наш консультант может выполнять роль директора по информационным технологиям. 

Наполненный функционал системы Битрикс24 имеет все возможности, чтобы решить большинство бизнес-задач. Грамотно внедренная и персонально настроенная система позволит наладить коммуникации в компании, повысить качество взаимодействия с клиентами и партнерами, ускорить процесс принятия решений и выполнения задач, структурировать информацию. Система будет полезна крупным корпорациям, генерирующим тысячи задач для своих сотрудников ежедневно. Но еще лучше подойдет малому бизнесу и среднему бизнесу.

Более 3 500 000 компаний зарегистрировано в Битрикс24

С Битрикс 24 исполнительская дисциплина может увеличиться в 2-3 раза

Теги: Стратегия Менеджмент CRM Сокращение затрат Стратегия компании
Предыдущая статья Следующая статья
Рекомендуемые статьи